Dwie grupy przychodzą do tej samej sali, recepcja ma inną godzinę w notatkach niż instruktor, a rodzice czekają na wyjaśnienie. Taki błąd warto rozłożyć na konkretne przyczyny: gdzie zapisano termin, kto go zmienił i komu przekazano informację.
Program pomaga uporządkować dane, ale potrzebujesz też zasad pracy zespołu. Zacznij od czterech miejsc, w których łatwo o nieporozumienie.
Ustal jedno miejsce prowadzenia planu
Jeżeli grafik istnieje równolegle w arkuszu, wiadomościach i zeszycie recepcji, każda poprawka wymaga przeniesienia jej do kilku miejsc. Wybierz jeden plan, z którego korzystają osoby układające zajęcia i obsługujące uczestników.
W Swiplo właściciel lub manager tworzy grupy i ich stałe terminy, przypisuje sale oraz prowadzących. Instruktor sprawdza swoje zajęcia i listy uczestników. Przed udostępnieniem planu przejrzyj godziny, sale oraz czas potrzebny instruktorom na przejazdy.
Oddziel zajęcia od rezerwacji sali
Stała grupa i jednorazowy wynajem to różne sprawy, chociaż korzystają z tej samej przestrzeni. Zapisuj również rezerwacje, które pojawiają się poza zwykłym planem: próbę przed pokazem, pracę indywidualną czy wynajem.
Przy rezerwacji sali Swiplo sprawdza zajęcia, dni wolne i inne rezerwacje blokujące tę salę. Konflikt blokuje zapis, chyba że szkoła dopuści rezerwację mimo konfliktu. W takim przypadku przy rezerwacji zostaje notatka. Kontrola konfliktów działa przy rezerwacji sali; podczas tworzenia grup godziny i sale sprawdza osoba układająca plan.
Rozdziel zmianę w planie od wiadomości o niej
Ustal z recepcją, kto przygotowuje komunikat o zmianie i sprawdza, do jakiej grupy powinien trafić. Na czacie grupy możesz podać nową godzinę, adres i wskazówki dojazdu, a kolejne pytania uczestników zebrać w tej samej rozmowie.
Przy ustalaniu procedury uwzględnij zasady powiadomień w Swiplo.
Zostaw zespołowi jasny podział zadań
Zmianę stałego terminu grupy wprowadza właściciel lub manager. Właściciel, manager i recepcja mogą odwołać pojedyncze zajęcia oraz wskazać zastępstwo. Instruktor pracuje na swoich listach obecności i korzysta z komunikatora.
Przed rozpoczęciem sezonu przejdź z zespołem jeden próbny dzień. Sprawdźcie, czy każdy znajduje właściwą grupę, rozumie swoją rolę i wie, komu zgłosić potrzebę zmiany. Zwróć uwagę również na sytuacje wyjątkowe: nieobecnego prowadzącego, pomyloną salę i dodatkowe zajęcia. Zapisana procedura pozwoli recepcji działać według ustaleń, zamiast za każdym razem zgadywać, kto podejmuje decyzję.
Jeśli wracacie do tego samego błędu, popraw konkretny etap pracy. Zacznij od aktualnego terminu w planie, a potem sprawdź, kto i w jaki sposób przekazuje zmianę grupie.