Jeśli porównujesz programy dla szkoły tańca, lista funkcji może być długa, a decyzja nadal trudna. Łatwiej ocenić system na sytuacjach, które powtarzają się u Ciebie: zapis nowej osoby, zmiana terminu, płatność, wypłata instruktora i przegląd wyników grupy.
Poniżej znajdziesz pięć obszarów, które możesz przejść w Swiplo. Przy każdym ustal, kto w Twoim zespole będzie z niego korzystać i jakie informacje trzeba wcześniej uzupełnić.
Jeden plan dla szkoły i klientów
Właściciel lub manager układa grupy, terminy, sale i prowadzących. Publiczny plan umożliwia klientowi znalezienie zajęć i zapis online. Możesz umieścić go również na stronie szkoły, aby zainteresowana osoba od razu przeszła od oferty do zapisu.
Instruktor ma dostęp do swoich grup i list obecności. Grupy i stałe terminy edytują właściciel lub manager, a pojedyncze odwołanie lub zastępstwo może obsłużyć także recepcja. Dzięki temu możesz przypisać codzienne zadania konkretnym osobom.
Rozmowy prowadzone w sprawach szkoły
Skrzynka „Szkoła” porządkuje kontakt z rodzicami i uczestnikami. Czat grupy skupia rozmowę dotyczącą wspólnych zajęć. Rodzic ma miejsce na pytanie o organizację, a prowadzący może przekazać grupie potrzebne informacje.
Ustal z zespołem, kto odbiera sprawy szkoły i kto odpowiada na pytania grupy. Warto pokazać te miejsca klientom podczas pierwszych zajęć. Kolejna rozmowa o karnecie lub terminie będzie wtedy miała swój adres.
Należności, do których można wrócić
Płatność online działa przez własne konto szkoły w Przelewy24 lub PayU. Klient opłaca karnet lub należność, a szkoła widzi rozliczenie po potwierdzeniu operatora.
W raporcie Dłużnicy właściciel lub manager sprawdzi należności po terminie i wybierze sprawy wymagające kontaktu. Szkoła może włączyć automatyczne przypomnienia o zaległościach. Ustal regularny moment przeglądu raportu, aby recepcja wiedziała, jakie sprawy są już wyjaśnione.
Rozliczenie przeprowadzonych zajęć
Właściciel lub manager przygotowuje wyliczenie wypłat według stawek przypisanych instruktorom. Swiplo uwzględnia przeprowadzone zajęcia i faktycznego prowadzącego przy zastępstwie.
Przed zamknięciem rozliczenia sprawdź raporty zajęć, zastępstwa i daty obowiązywania stawek. Możesz dodać premię oraz oznaczyć wypłatę jako rozliczoną. Cały przegląd zaczynasz od zajęć, które zespół zapisał w systemie.
Raporty odpowiadające na konkretne pytania
Frekwencja grup, sprzedaż karnetów i przychód po odjęciu kosztu instruktora pozwalają przyjrzeć się konkretnym zajęciom. Do oceny wyniku całej szkoły dołącz osobno czynsz, marketing i pozostałe koszty.
Wybierz pytanie: jak uczęszczana jest grupa, ile przyniosła sprzedaż lub jaki koszt prowadzącego przypisano do zajęć? Zakres dostępnych zestawień opisuje sekcja Kadra i raporty.