Dobry harmonogram to także sposób postępowania wtedy, gdy plan trzeba zmienić. Instruktor choruje, grupa przechodzi na inną godzinę albo sala zostaje potrzebna na warsztat. Każda taka sytuacja wymaga aktualnego planu i informacji dla osób, których dotyczy.
W Swiplo prowadzisz plan i komunikację w jednym systemie. Ustal odpowiedzialność za stałe terminy, pojedyncze zmiany i przekazywanie informacji klientom, aby zespół korzystał z nich spójnie.
Najpierw uzgodnij stały plan
Przed wpisaniem grafiku zbierz dostępność prowadzących i sal. Właściciel lub manager tworzy grupy, przypisuje terminy, prowadzącego i miejsce. Te ustalenia stają się wspólnym planem dla szkoły i klientów.
Nazwij grupy tak, aby łatwo rozróżnić poziom lub odbiorców. Przejrzyj odstępy między lekcjami: czas na wyjście uczestników, zmianę prowadzącego czy przygotowanie sali. Dobrze opisany plan ułatwi recepcji wyjaśnienie oferty, a nowej osobie wybór zajęć.
Rozdziel zmianę grafiku od zastępstwa
Stałe terminy grupy edytują właściciel i manager. Odwołanie pojedynczych zajęć, wskazanie zastępstwa lub zajęcia dodatkowe może obsłużyć również recepcja. Prowadzący wie więc, do kogo zgłosić potrzebę zmiany.
Przy zastępstwie zapisz, kto faktycznie poprowadzi zajęcia. Swiplo uwzględni tę osobę przy wyliczeniu wynagrodzenia. Uzupełnienie zmiany od razu ułatwia późniejszy przegląd miesiąca i rozmowę o rozliczeniu.
Przekaż grupie nowe ustalenia
Na czacie grupy możesz opisać, jak będą wyglądały najbliższe zajęcia. Pytania organizacyjne rodzice i uczestnicy kierują do skrzynki „Szkoła”. Ustal, kto prowadzi dalej te rozmowy i sprawdza, czy trzeba coś dopowiedzieć.
Szkoła może włączyć dodatkowe powiadomienia o odwołaniu zajęć i zmianie terminu. W codziennej pracy pomaga też prosta zasada: osoba, która obsługuje zmianę w planie, ustala z recepcją sposób przekazania jej grupie.
Rezerwację sali prowadź w kalendarzu kadry
Kiedy kadra rezerwuje salę, Swiplo sprawdza jej zajętość przez zajęcia i inne blokujące rezerwacje. Konflikt blokuje zapis, chyba że szkoła dopuści rezerwację mimo kolizji. Kontrola dotyczy rezerwacji sal; cały układ grup i dostępność prowadzących przeglądasz podczas przygotowania grafiku.
Rodzic lub uczestnik widzi w swoim planie salę przypisaną do zajęć. Pytania o lekcję indywidualną czy wynajem skieruj do osoby obsługującej rezerwacje. W opisie planu i zapisów oraz sal możesz sprawdzić, jak wykorzystać oba widoki przy organizacji tygodnia.