Pytanie o godzinę zajęć, rezerwację sali albo uwagę zapisaną na kartce. Takie sprawy wracają na recepcję każdego tygodnia. Łatwiej je obsłużyć, gdy zespół ma wspólne dane i wie, kto odpowiada za kolejne czynności.
Oto pięć sytuacji z codziennej organizacji zajęć, w których możesz wykorzystać Swiplo. Przy każdej ustal z zespołem prostą zasadę postępowania.
Uczestnik pyta, kiedy ma zajęcia
Rodzic lub uczestnik sprawdzi plan w portalu i aplikacji. Ma pod ręką terminy swoich zajęć, więc recepcja może wskazać mu jedno miejsce, do którego wróci przed kolejną wizytą.
Szkoła może też włączyć automatyczne przypomnienia przed zajęciami. Pokaż klientom plan przy pierwszym zapisie i sprawdź, czy potrafią odnaleźć własną grupę.
Prowadzący potrzebuje zastępstwa
Odwołanie zajęć lub wskazanie zastępstwa obsłużą właściciel, manager albo recepcja. Instruktor przekazuje im ustalenia, a odpowiedzialna osoba wprowadza zmianę w planie.
Na czacie grupy dopowiesz szczegóły dotyczące najbliższych zajęć. Ustal, kto odpowiada na pytania uczestników, a po lekcji sprawdź, czy zapisano faktycznego prowadzącego. Te dane posłużą później do rozliczenia.
Ktoś pyta o wolną salę
Kadra korzysta z kalendarza rezerwacji. Przy zapisie Swiplo sprawdza konflikty z zajęciami i innymi blokującymi rezerwacjami w tej samej sali. Konflikt blokuje zapis, chyba że szkoła dopuści rezerwację mimo kolizji.
Wyznacz osobę, która przyjmuje pytania o wynajem i sprawdza dostępne terminy. Rodzic widzi w swoim planie salę przypisaną do zajęć dziecka, więc przy potwierdzaniu spotkania możesz odwołać się do tej samej informacji.
Zbliża się rozliczenie instruktorów
Swiplo wylicza wynagrodzenie według ustawionych stawek i przeprowadzonych zajęć, uwzględniając faktycznego prowadzącego przy zastępstwie. Właściciel lub manager sprawdza rozliczenie, może dodać premię i oznaczyć wypłatę jako rozliczoną.
Uzupełniaj raporty zajęć regularnie. Na koniec miesiąca łatwiej wtedy przejść przez gotową listę niż odtwarzać, kto prowadził poszczególne lekcje. Ustal z kadrą również termin przekazywania rozliczeń.
Uwaga o uczestniku ginie na karteczce
W kartotece ucznia można zapisać wewnętrzną notatkę. Dodają ją i czytają właściciel, manager, recepcja oraz instruktor. Notatka jest przeznaczona dla kadry, poza widokiem klienta.
Ustal, które informacje są potrzebne do organizacji zajęć, i zapisuj je w kartotece. Dzięki temu osoba wracająca do sprawy ma punkt wyjścia do dalszej obsługi. Zakres pracy poszczególnych ról znajdziesz w opisie kadry i raportów.